Документооборот – движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив.

Документирование операций – это сбор, текущее наблюдение, измерение и запись операций в документах.

Для рационального ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и производственных процессов и системы управления.

Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Первичный документ – это письменное доказательство того, что хозяйственная операция совершена или что получено разрешение на ее проведение.

Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в регистрах.

Для отражения хозяйственных операций применяются документы:

• распорядительные – это приказы на совершение хозяйственных операций, но они не являются основанием для учетных записей, поскольку не подтверждают факта их осуществления;
• оправдательные – документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции и служащие основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете;
• комбинированные, содержащие признаки распорядительных и оправдательных документов;
• первичные, составляющиеся в момент совершения хозяйственной операции;
• сводные, обобщающие данные первичных документов;
• разовые, оформляющие одну хозяйственную операцию, а накопительные – за определенный период времени;
• внутренние, которые составляют и используют на данном предприятии, а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц.

Реквизиты (название документа, номер, подпись, печать, дата составления, срок действительности документа и др.) – обязательные показатели, которые должен содержать каждый документ.

Структура документа – порядок расположения реквизитов.

Документы, отражающие факт совершения операции, поступают в бухгалтерию и подвергаются нескольким проверкам.

Проверенные документы сортируются по определенным признакам и по стоимостной оценке. Проставление расценки в документах – таксировка.

После определения стоимостных показателей на каждом документе проставляется корреспонденция счетов – контировка.

Данные сгруппированных документов заносятся в регистры – специальные ведомости учета затрат. Затем они поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором хранятся 1 год, по истечении этого срока передаются в постоянный архив.